Cómo Contabilizar Propinas en Restaurantes Colombia 2025
Tratamiento contable, tributario y laboral de propinas. Asientos, facturación y obligaciones legales.
Las propinas en restaurantes generan una de las mayores confusiones contables del sector gastronómico colombiano. ¿Son ingreso del restaurante o del trabajador? ¿Se facturan? ¿Pagan impuestos?
En esta guía resolvemos todas estas preguntas con base en la Ley 1935 de 2018 y la normativa tributaria vigente.
¿Qué es una propina según la ley colombiana?
La Ley 1935 de 2018 define la propina como:
"El reconocimiento en dinero que en forma voluntaria el consumidor otorga a las personas que hacen parte de la cadena de servicios, por el buen servicio y producto recibido."
Punto clave: La propina es voluntaria, pertenece al trabajador (no al establecimiento), y está completamente separada del precio del servicio.
Características legales de la propina
| Aspecto | Tratamiento legal |
|---|---|
| Naturaleza | Voluntaria, no obligatoria |
| Beneficiario | El trabajador, no el empleador |
| Límite sugerido | Máximo 10% si es propuesta |
| Facturación | Puede incluirse solo con autorización |
| IVA/INC | No hace parte de la base gravable |
¿La propina se factura?
Según la Ley 1935, la propina puede incluirse en la factura únicamente si:
- El cliente lo autoriza expresamente
- No supera el 10% del valor del servicio
Importante: Aunque la propina aparezca en la factura, esto es meramente informativo. No tiene efectos tributarios: no se le calcula IVA, INC, ni retención.
Tratamiento tributario de las propinas
Para el restaurante
La propina no es un ingreso para el establecimiento. Por lo tanto:
- No aumenta la base gravable del impuesto al consumo
- No hace parte de los ingresos para impuesto de renta
- No genera retención en la fuente
Para el trabajador
| Concepto | Aplicación |
|---|---|
| ¿Es salario? | No, según el Código Sustantivo del Trabajo |
| ¿Genera aportes a seguridad social? | No directamente sobre la propina |
| ¿Es deducible para el restaurante? | No, porque no es un gasto del empleador |
Aclaración laboral: En Colombia, las propinas no hacen parte del salario del trabajador según el artículo 131 del Código Sustantivo del Trabajo.
Contabilización de las propinas
Caso 1: El restaurante recauda la propina para entregarla
Asiento al momento del recaudo:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1105 - Caja (o 1110 - Bancos) | $10.000 | |
| 2815 - Ingresos recibidos para terceros | $10.000 |
Recomendación: Crea una subcuenta específica como 281505 - Propinas por pagar a empleados.
Asiento al entregar la propina al trabajador:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2815 - Ingresos recibidos para terceros | $10.000 | |
| 1105 - Caja (o 1110 - Bancos) | $10.000 |
Caso 2: Propina directa al trabajador
Cuando el cliente da la propina directamente al mesero, no hay contabilización por parte del establecimiento.
Caso 3: Propina pagada con tarjeta
Al recibir el pago:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1305 - Clientes (datáfono) | $118.000 | |
| 4135 - Servicios de restaurante | $100.000 | |
| 2408 - Impuesto al consumo por pagar | $8.000 | |
| 281505 - Propinas por pagar | $10.000 |
¿Las propinas son deducibles de renta?
Para el restaurante, las propinas no son deducibles porque:
- No constituyen un gasto del establecimiento
- No tienen relación de causalidad con los ingresos
- No cuentan con soporte válido
Error común: Algunos restaurantes intentan deducir las propinas como "gastos de personal". Esto es incorrecto y puede generar rechazo de costos por la DIAN.
Distribución de propinas entre empleados
La Ley 1935 no establece una metodología obligatoria. Es común:
- Distribución individual: Cada mesero conserva sus propinas
- Pool de propinas: Se suman y distribuyen según criterios acordados
- Distribución por puntos: Según rol y antigüedad
Buena práctica: Documenta por escrito el sistema de distribución. Esto evita conflictos laborales y facilita la trazabilidad contable.
Propinas y facturación electrónica
En la factura electrónica, la propina debe mostrarse como ítem informativo, sin IVA ni INC:
DETALLE DE FACTURA ELECTRÓNICA ================================ Almuerzo ejecutivo $45.000 INC 8% Bebida $12.000 INC 8% ----------------------------------------- Subtotal $57.000 Impuesto al consumo $4.560 ----------------------------------------- Propina voluntaria (10%) $5.700 (Informativo) ----------------------------------------- TOTAL A PAGAR $67.260
Control interno recomendado
- Registro diario de propinas recaudadas
- Conciliación periódica entre recaudado y entregado
- Comprobantes de entrega firmados por trabajadores
- Arqueos sorpresivos del fondo de propinas
Resumen del tratamiento
| Aspecto | Tratamiento correcto |
|---|---|
| ¿Ingreso del restaurante? | No |
| ¿Se incluye en base del INC? | No |
| ¿Se factura? | Opcional, solo informativo |
| ¿Es salario del trabajador? | No en Colombia |
| ¿Es deducible de renta? | No |
| Cuenta contable | 2815 - Ingresos para terceros |
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Fuentes normativas:
- Ley 1935 de 2018 (Ley de propinas)
- Artículo 512-9 del Estatuto Tributario
- Artículo 131 del Código Sustantivo del Trabajo
- Plan Único de Cuentas (Decreto 2650 de 1993)
Última actualización: Enero 2025