Facturación Electrónica en Colombia: Guía Completa 2025
Guía completa de facturación electrónica 2025. Requisitos DIAN, obligados, proveedores y mejores prácticas.
La facturación electrónica se ha convertido en el pilar fundamental del sistema tributario colombiano. En 2025, la DIAN continúa fortaleciendo este ecosistema digital con nuevas regulaciones y ampliación de obligados. Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la Factura Electrónica de Venta?
La factura electrónica de venta es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, generado, transmitido y validado por medios electrónicos. Este documento tiene la misma validez jurídica que la factura tradicional en papel.
Características principales
- Formato estándar: XML según especificaciones UBL 2.1
- Firma digital: Garantiza autenticidad e integridad
- Validación DIAN: Debe ser aprobada antes de su entrega al adquirente
- CUFE: Código Único de Factura Electrónica para trazabilidad
- Representación gráfica: PDF o impreso para el cliente
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en 2025?
La obligación de facturar electrónicamente aplica a:
Obligados desde años anteriores
- Grandes contribuyentes - Todos sin excepción
- Personas jurídicas - Régimen ordinario del impuesto de renta
- Personas naturales - Responsables de IVA con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST) - Con ventas superiores a 3.500 UVT
Nuevos obligados 2025
- Exportadores de servicios - Sin importar monto de operaciones
- Operadores de plataformas digitales - Con establecimiento en Colombia
- Nuevos inscritos en RST - Desde el primer día de operaciones
Tip: Si no estás seguro de tu obligación, consulta tu RUT en la plataforma MUISCA de la DIAN.
Requisitos técnicos para facturar
Para implementar la facturación electrónica necesitas:
1. Resolución de facturación
Solicita tu autorización de numeración ante la DIAN a través del portal MUISCA. Este trámite es gratuito y se resuelve en tiempo real.
2. Proveedor tecnológico
Puedes elegir entre:
| Opción | Descripción | Recomendado para |
|---|---|---|
| Software propio | Desarrollo interno homologado | Empresas con equipo técnico |
| Proveedor autorizado | Solución tercerizada | Mayoría de empresas |
| Facturador gratuito DIAN | Portal web de la entidad | Microempresas con bajo volumen |
3. Certificado de firma digital
Requerido para firmar electrónicamente cada documento. Debe ser emitido por una entidad certificadora autorizada en Colombia:
- Certicámara
- GSE (Thomas Signe)
- Andes SCD
Documento Soporte en Compras
Obligatorio desde 2024: Si compras bienes o servicios a personas no obligadas a facturar, debes generar un Documento Soporte de Compras electrónico.
El documento soporte es necesario cuando:
- Compras a personas naturales no responsables de IVA
- Adquieres servicios de trabajadores independientes
- Realizas compras a productores agropecuarios
Información requerida
- Identificación del vendedor (cédula/NIT)
- Descripción de bienes o servicios
- Valor de la operación
- Retenciones practicadas
- CUDE (Código Único de Documento Electrónico)
Mejores prácticas para la facturación electrónica
1. Mantén tu información actualizada
- Verifica que tu RUT esté al día
- Actualiza responsabilidades tributarias oportunamente
- Confirma la habilitación de prefijos y rangos
2. Genera facturas en tiempo real
No acumules facturas para envío posterior. La DIAN espera que las facturas se transmitan inmediatamente después de la venta.
3. Implementa contingencia
Ten un plan de contingencia para:
- Fallas en el sistema del proveedor
- Problemas de conectividad
- Caídas del servicio DIAN
4. Capacita a tu equipo
Asegura que el personal de ventas, contabilidad y tecnología conozca:
- Proceso de emisión y validación
- Manejo de rechazos y notas
- Consulta de documentos en MUISCA
Sanciones por incumplimiento
El no cumplimiento de la obligación de facturar electrónicamente puede acarrear:
- Cierre del establecimiento por 3 días
- Multa equivalente al 1% de los ingresos operacionales
- Desconocimiento de costos y gastos en la declaración de renta
- Inhabilitación para contratar con el Estado
Novedades esperadas para 2025
La DIAN ha anunciado mejoras en el sistema de facturación electrónica:
- RADIAN 2.0 - Nueva versión del registro de facturas electrónicas de venta como título valor
- Integración con nómina electrónica - Mayor cruce de información
- Facturación transfronteriza - Interoperabilidad con otros países de la región
- Inteligencia artificial - Detección de inconsistencias en tiempo real
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Este artículo es de carácter informativo y fue actualizado en diciembre de 2024. Para implementaciones específicas, consulta con un contador público o proveedor tecnológico autorizado.